Обязательный электронный документооборот в сфере грузоперевозок

Электронный документооборот при грузоперевозках. 
Вводится с 1 сентября 2026 года.

Коротко

Если Вы физ. лицо или самозанятый

Ура! Ничего оформлять не требуется. Можно пойти читать новости :)

Если Вы забираете или доставляете своим автотранспортом (или транспортом компании)

• Забираете товар с нашего склада на своём автомобиле (или автомобиле компании);
• Доставляете товар между своими складами, филиалами или подразделениями на своём автомобиле (или автомобиле компании);
• Доставляете товар нам на своём автомобиле (или автомобиле компании).

Т.е. если:

• нет отдельного договора перевозки;
• не заключён смешанный договор с элементами перевозки;
• стоимость доставки не выделена отдельной строкой в документах;

– Ура! Ничего оформлять не требуется. Подписываемся на соц. сети ;)

Для сопровождения груза достаточно стандартных документов (например, УПД или товарной накладной). Да, и машина может не принадлежать компании, а быть арендованной (Но без экипажа).

Есть правда один нюанс. На алкоголь всё равно нужна Электронная транспортна накладная :)

В остальных случаях

При получении / перевозке / отправке груза – требуется подписать Электронную Транспортную Накладную - ЭТрН.

Подробно

Что нужно для подписания ЭТрН, формирования Титулов

1. Выбрать и подключить оператора ЭДО (ЭДО - электронный документо- оборот).

   Чтобы получить возможность формировать и подписывать Титулы электронной транспортной накладной (ЭТрН), требуется подключиться к государственной системе ГИС ЭПД.
   ГИС ЭПД – Государственная Информационная Система Электронных Перевозочных Документов. 
   Напрямую в систему ГИС ЭПД - данные не передают. Подключаются через аккредитованного Минтрансом оператора ЭДО. Перечень операторов ЭДО.

2. Оформить электронные подписи.

   Для получения груза (а также всем Участникам перевозки) требуется квалифицированная электронная подпись - КЭП, заверенная Машиночитаемой доверенностью - МЧД.

3. Если Вы уже работает с нами по ЭДО (Электронный ДокументоОборот):
   достаточно активировать ЭПД (Электронные Перевозочные Документы), т.е. что готовы работать с транспортным ЭДО.
   Действия производятся в личном кабинете вашего провайдера ЭДО.

   Если ещё не работаете с нами по ЭДО:
   в личном кабинете своего провайдера ЭДО направьте в наш адрес приглашение с указанием идентификатора ЭДО (ID):

   ООО «ВИСА ГИНГЕР» ИНН 9729292710/ КПП 772901001
   2BM-9729292710-772901001-202001150713565943272

Термины и определения

Внимание! Все настройки, подключения, подписи и пр. должны быть сделаны Участниками перевозки – заблаговременно, до непосредственно начала процесса перевозки!

ЭТрН – электронная транспортная накладная

ЭТрН - цифровая версия бумажной накладной. Фиксирует перевозку, данные о товаре, отправителе и получателе.

Обязательна для отправителей, перевозчиков и грузополучателей с 1 сентября 2026 года. Кроме некоторых исключений.

По очереди подписывается (формируется) всеми Участниками перевозки. Каждый Участник подписывает своим Титулом. 

Используется при привлечении сторонних перевозчиков или когда Грузоотправитель выступает Грузоперевозчиком.
С помощью ЭТрН отправитель отслеживает статус получения и подписания груза, а дорожные инспекторы ГИБДД могут проверять документы через QR-код. 

Когда требуется ЭТрН:

1. Есть отдельный договор перевозки. Т.е. перевозкой занимается третья сторона - Грузоперевозчик или Экспедитор;
2. Между Грузоотправителем и Грузополучателем Заключён смешанный договор с элементами перевозки. Т.е. в одном Договоре и поставка и перевозка;
3. Стоимость доставки выделена отдельной строкой в документах;

Когда ЭТрН не требуется

Если Вы забираете или доставляете своим автотранспортом (или транспортом компании):

• Забираете товар с нашего склада на своём автомобиле (или автомобиле компании) (самовывоз);
• Доставляете товар между своими складами, филиалами или подразделениями на своём автомобиле (или автомобиле компании);
• Доставляете товар нам на своём автомобиле (или автомобиле компании).

Оформлять ЭТРН – не требуется.
Для сопровождения груза достаточно стандартных документов (например, УПД или товарной накладной). Автомашина может не принадлежать компании, а быть арендованной (Но без экипажа).

Участники перевозки

1) Грузо- отправитель / Экспедитор

Грузо- отправитель - тот, кто заказал машину или заключил договор перевозки. Договор перевозки может быть заключён с Экспедитором.

Экспедитор - тот, кто занимается организацией грузоперевозки.

Внимание! Если Экспедитор принял груз во владение – Грузоотправителем назначается (и называется) он! Тогда тот, кто инициировал перевозку – Заказчик.

2) Грузоперевозчик – перевозит груз.

3) Грузополучатель – сторона принимающая груз.

Электронную транспортную накладную (ЭТрН) по очереди формируют все участники перевозки подписывая каждый своим Титулом.

Титулы ЭТрН

На каждом этапе получения и передачи товара, все Участники перевозки по очереди заполняют и подписывают свои специальные части ЭТрН – "титулы".

ЭТрН состоит из 4-х обязательных титулов и 4-х дополнительных титулов для нестандартных ситуаций.

Для подписания (формирования) Титула – используется КЭП (квалифицированная электронная подпись).

4-ре обязательных титула

Подписываются последовательно: два на погрузке и два на выгрузке:

Грузоотправитель:

• Формирует Титул № 1. Оформление.
  Указывает условия сделки (договор, сведения о сторонах сделки), данные о грузе, маршруте и водителях.

Перевозчик (транспортная компания или водитель):

• Формирует Титул № 2. при погрузке.
  Подтверждает приём груза. Описывается в каком состоянии находится товар на момент погрузки.
• Формирует Титул № 4. При разгрузке.
  Подтверждает сдачу груза.

Грузополучатель:

• Формирует Титул № 3. Подтверждает получение товара. 
  Указываются время и место приема груза от перевозчика, фактическое состояние товара.

4-ре не обязательных титула

Грузоотправитель:

• Формирует Титул № 6.
  Подтверждает изменение стоимости перевозки и финальной стоимости услуги.

Перевозчик:

• Формирует Титул № 5.
  О изменении стоимости перевозки и финальной стоимости услуги.
• Формирует Титул № 7. Переадресовка.
  О изменении грузополучателя и / или его адреса.
• Формирует Титул № 8. Изменение водителя / Транспортного средства.
  При замене водителя или транспорта.

КЭП – квалифицированная электронная подпись

КЭП обязательна для подписания электронных транспортных накладных (ЭТрН) всеми ключевыми Участниками перевозки, так как этот документ является первичным учётным документом для ФНС и Минтранса.

Должна быть у всех кто выдаёт, перевозит или получает груз.

Водитель-перевозчик может использовать ПЭП (простую электронную подпись) для фиксации этапов погрузки и выгрузки в ЭТрН. Однако юридически значимым, для проверяющих органов, этот этап становится после того как логист, диспетчер или руководитель компании из офиса переподписывает этот же титул своей КЭП (с привязкой к МЧД организации).

С 2024 года сотрудники подписывают документы своей личной КЭП физ.лица, а к ней прикладывают электронную доверенность (МЧД).

Что из себя представляет

Физически напоминает флеш-накопитель. На нём хранится набор символов, который создан программой для шифрования, одобренной ФСБ. Набор символов - уникальный, его называют – токен.

КЭП работает только вместе со средством криптографической защиты информации (СКЗИ), которое устанавливается на компьютер отдельно.

Когда мы подписываем документ, СКЗИ в паре с КЭП с помощью математических алгоритмов шифрует документ, создает и прикрепляет к документу файл подписи. Файл подписи содержит в себе информацию о содержании документа и о том, кто и когда подписал документ.

Как получить  КЭП.

Выдаются в Удостоверяющих центрах (УЦ). Список акредитованных Удостоверяющих Центров.

Руководители ООО и ИП могут получить КЭП бесплатно в ФНС.

Для оформления КЭП сотрудника требуется:

1. Паспорт гражданина РФ.
2. СНИЛС.
3. ИНН физического лица.
4. Защищенный носитель (токен) для записи ключа. Как правило его можно приобрести прямо в Удостоверяющем Центре.

Не все Операторы ЭДО являются Удостоверяющими Центрами. Нужно уточнить аккредитацию.

Как использовать КЭП на компьютере

Просто вставьте её в разъём USB. Установите нужные программы, укажите в них этот токен.

Как использовать КЭП на смартфоне

Перенести ключ с токена на смартфон "напрямую", как обычный файл не получится. Из соображений безопасности криптографические ключи защищены. Но есть варианты:

Вариант 1: Через приложение "Госключ"

Быстрый и бесплатный способ. Если у вас есть действующая КЭП на компьютере, вы можете использовать её для удаленного выпуска мобильной КЭП в государственном приложении "Госключ".

Потребуется:

• Подтвержденная учетная запись на Госуслугах.
• Смартфон с установленным приложением «Госключ»
• Один из вариантов подтверждения личности:
  • Действующий загранпаспорт нового образца (с чипом) и телефон с поддержкой NFC для считывания данных.
  • Подтвержденная или стандартная биометрия (лицо и голос) в Единой биометрической системе.
  • Действующая КЭП на физическом токене (при наличии).

Вариант 2: Дистанционный выпуск

Вариант для коммерческого ЭДО. Этот вариант подходит, если мобильная подпись Вам нужна для работы в конкретной системе ЭДО (Контур.Диадок, СБИС и др.). Это так называемая "облачная подпись".

Обратитесь в Удостоверяющий центр, который выдал Вам текущую физическую КЭП (или любой другой аккредитованный УЦ). Заявите, что нужен сертификат с поддержкой "КриптоПро DSS" (мобильная подпись). Используя вашу текущую КЭП на ПК, вы сможете подписать заявление на выпуск новой подписи удаленно (без визита в офис). Скачайте на смартфон приложение MyDSS или фирменное приложение вашего оператора ЭДО. Сканируйте QR-код, который выдаст УЦ. Ключ будет храниться на защищенном сервере, а смартфон (через приложение MyDSS или оператора) станет вторым фактором аутентификации. Для подписания документов вам будет приходить Push-уведомление на экран телефона.

Вариант 3: Использование токена с NFC или переходника OTG

Если у вас токен (физический КЭП) с NFC (например, Рутокен ЭЦП 3.0 NFC): Установите на телефон мобильное приложение от вашего оператора ЭДО или, например, "Рутокен Диск". При подписании документа включите NFC и приложите токен к задней части смартфона.
Требуется поддержка NFC смартфоном и токеном.

Через переходник (OTG): Подключите токен как обычную USB-флешку к смартфону через переходник OTG. Однако для этого на телефоне должно быть установлено специализированное мобильное приложение со встроенными криптографическими лицензиями. Так, например, официальное мобильное приложение «Контур.Подпись» не поддерживает работу с токенами через OTG-кабель (на 13.08.2026). Можно использовать стороннее приложение КриптоПро ЭЦП Browser plug-in для Android. Оно поддерживает работу СКЗИ через OTG-кабель, но напрямую отправлять документы в Диадок из него не получится. Плюс смартфон должен поддерживать подключение по OTG. Так что есть нюансы...

МЧД – машиночитаемая доверенность

Электронная доверенность от руководителя организации юр. лица или ИП. Требуется для связывания КЭП сотрудника и организации.

Выпустить машиночитаемую доверенность (МЧД) может только руководитель компании или индивидуальный предприниматель (ИП), подписав её своей КЭП юридического лица.

Как создать машиночитаемую доверенность:

Подготовка к выпуску МЧД

У сотрудника должна быть личная КЭП физического лица.

У руководителя должна быть КЭП организации / ИП.

Выбор сервиса для создания МЧД

Создать и зарегистрировать МЧД в распределенном реестре ФНС можно тремя основными способами:

1) Через коммерческий сервис ЭДО.

Например, Контур.Доверенность, СБИС, 1С.
Плюс: Идеально, если вы уже работаете в Контур.Диадоке или Экстерне. Система сама будет связывать МЧД с вашими документами.

2) На официальном портале ФНС.

Единое хранилище МЧД. Можно просматривать и создавать доверенности. 
Плюс: Бесплатно, подходит для любых ведомств и контрагентов.

3) Через личный кабинет организации на Госуслугах.

Плюс: Удобно, если нужно настроить доступ сотрудника к государственным порталам.

Регистрации МЧД

Далее заполняются данные, срок действия доверенности и пр. Руководитель подписывает своей КЭП и отправляет доверенность на регистрацию. Регистрация обычно занимает нескольких минут.

Важно! Правильно выбирайте и указывайте полномочия сотрудника.
Для логистики и ЭТрН на портале ФНС выберите встроенный справочник полномочий (классификатор Минцифры) и найдите коды, связанные с подписанием ЭПД (электронных перевозочных документов), либо пропишите текстовое полномочие: "Подписание электронных перевозочных документов от имени грузополучателя" - для получения груза (формирования Титула 3).

Привязка к КЭП

После регистрации МЧД, чтобы сотрудник мог подписывать накладные со своего смартфона, нужно связать КЭП сотрудника и новую МЧД. В коммерческом ЭДО это делается в профиле сотрудника: выберите его КЭП физического лица и в поле "Доверенность" введите GUID (уникальный 36-значный номер) зарегистрированной МЧД.

Отсутствие интернета при передаче груза

Функция отложенного (офлайн) подписания – ключевой инструмент для логистики, поэтому крупнейшие российские операторы ЭДО активно внедряют её в свои мобильные приложения. Уточните у текущего или выбираемого оператора о наличии такой возможности. Пример интерфейса в ЭДО Контур.

Главное правило! Для того, чтобы воспользоваться функцией отложенного электронного подписания документов  - нужно открыть ЭТрН в мобильном приложение оператора ЭДО - заранее, пока интернет ещё есть, чтобы документ успел загрузиться в память телефона.

Если связи нет, а отпустить машину необходимо.

Руководствуйтесь правилами смешанного документооборота: Зафиксируйте фактическое время и состояние груза на бумажном бланке (акт приёмки или бумажной копии накладной) с подписями обеих сторон.

Как только интернет на складе восстановится, ответственный сотрудник грузополучателя обязан незамедлительно зайти в систему, перенести данные с бумажного акта в электронную форму и подписать Титул 3 своей КЭП.

Только после этого цепочка обмена (включая Титул 4 перевозчика) сможет завершиться.

Если интернета на месте приёмки нет и не будет.

Действуйте по Постановлению Правительства № 931.
Закон позволяет временно перейти на бумагу, чтобы не задерживать рейс.

1) Оформление бумажного акта/накладной:
Сотрудник объекта и водитель фиксируют приемку-передачу груза, фактическое время, подписи и замечания на бумажном носителе (в свободной форме, акте или заранее распечатанной копии ЭТрН).

2) Отъезд машины:
Водитель забирает бумажный документ с подписью сотрудника грузополучателя и легитимно уезжает с объекта.

3) Пост-подписание в системе (задним числом):
Как только водитель выезжает в зону действия сети, он открывает приложение и завершает свои действия.
Сотрудник грузополучателя (или диспетчер грузополучателя в офисе по его звонку/фотографии бумажного акта) заходит в систему Оператора через интернет. На основании бумажного акта сотрудник создает и подписывает Титул 3 своей КЭП в электронном виде, указывая реальное (уже прошедшее) время приёмки груза.

Внимание! Описаны основные правила и сценарии работы. Плюс в законодательство могут вносится уточняющие приказы, изменяться формыи пр. Поэтому схема работы может отличаться от указанной!

Дополнительная информация

Нарушения и их последствия по Федеральному закону от 07.06.2025 № 140-ФЗ

Факт получения товара Грузополучателем

Фактом подтверждения получения товара Грузополучателем – является оформление Титула 3

Обычно Титул 3 формируют после того, как представитель грузополучателя:

1. Проверил документы на груз;
2. Осмотрел упаковку и пломбы;
3. Пересчитал грузовые места;
4. Провёл доступную при приёмке проверку количества и состояния товара;
5. Зафиксировал повреждения, недостачу или иные расхождения;
6. Завершил разгрузку в объёме, необходимом для приёмки;
7. Определил, принимается ли груз без замечаний или с оговорками.

Обязательные типы документы с 01.09.2026:

• Электронная транспортная накладная – ЭТрН ;
• Экспедиторские документы
  по: Приказ ФНС России от 28.04.2026 № ЕД-1-26/277@ (приказ, формы документов)
  • Поручение экспедитору;
  • Экспедиторская расписка;
  • Складская расписка.
• Накладные при железнодорожных и воздушных (авиа) грузоперевозках.

Нормативно-законодательная база

Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ
"О внесении изменений в Федеральный закон "О транспортно-экспедиционной деятельности" и отдельные законодательные акты Российской Федерации".

Постановление Правительства Российской Федерации от 21.12.2020 г. №2200, и изменяющие документы к нему.
Правила перевозок грузов автомобильным транспортом.

Постановление Правительства Российской Федерацииот 21.05.2022 г. №931
Правила обмена Электронными Перевозочными Документами и направления сведений в государственную информационную систему (ГИС) ЭПД.

Приказ ФНС от 09.12.2021 №ЕД-7-26/1065@
Формат Электронной Транспортной Накладной, электронной сопроводительной ведомости и электронного заказ-наряда.